Bach o lanhâd y gwanwyn y bore ’ma. Roedd fy nghyfrif Gmail wedi dod yn anhaclus iawn, gyda dros 20 label, y rhan fwya ohonyn nhw sy ddim yn cael eu defnyddio’n aml. Mae popeth wedi berwi lawr i:

• – negeseuon sy’n cynnwys tasg mae rhaid i mi gwblhau. Weithiau dw i’n defnyddio hyn fel bac-yp i’r rhestr “pethau i’w neud” sy ’da fi yn iCal – ebostio atgoffiad at fy hun, a gadael fe ’ma nes i mi wneud y tasg.
• @ros – negeseuon sy’n cynnwys rhywbeth mae rhaid i rhywun arall gwblhau. Mae hyn yn cynnwys pethau dw i wedi archebu o eBay, Amazon, Sebon, beth bynnag, ond sy heb gyrraedd eto. Mae’r “@” yn y label yn gorfodi hyn i ymddangos ar frig y rhestr labeli.
• Blog – caiff negeseuon “Google Alerts” a’u tebyg eu hidlo yn awtomatig i fan hyn i’w hatal rhag tagu fy mewnflwch. Pan dw i’n digwydd sylwi bod mwy na rhyw hanner dwsin o negeseuon heb eu darllen yna dw i’n cael cip.
• Cadw – mae popeth yn cael ei gadw ar Gmail, wrth gwrs, ond mae hyn am bethau dw i am wneud yn siwr dw i byth yn eu dileu. Cyfrineiriau, a phatrymluniau negeseuon dw i’n anfon yn aml, ar y cyfan.
• Freecycle – negeseuon o’r tri grŵp Freecycle dw i’n aelod ohonyn. Eto, jyst i gadw’r stwff o’r mewnflwch yw hyn.

Mae popeth arall yn dod i mewn fel arfer, a dw i’n clirio’r mewnflwch bob dydd. Os ydy hi’n bosib ymateb i neges o fewn 2 funud, dw i’n neud e yn syth (fel arfer). Os na, a dw i ddim yn gallu neud e heddi, mae’n cael seren ac mae’n mynd ar y rhestr “pethau i’w neud”.

Dw i’n casau gweld llawer o negeseuon yn y mewnflwch, ac yn methu deall pam mae cymaint o bobl yn gadael i’w mewnflwch mynd mor lawn. Mae un fy mam ag o leia 200 o negeseuon, y rhan fwya heb eu darllen, bob tro dw i’n digwydd ei weld. Oes rhyfedd dw i ddim yn boddran ei hebostio hi bellach? Dw i’n wgybod yn iawn na fydd hi’n gweld y neges, oni bai mod i’n ei ffonio i ddweud mod i wedi sgwennu ati. Man a man jyst ei ffonio hi gyda’r neges.

Cofnodion 43 Folders ar “Inbox Zero”. Llawn o gyngor da, hanfodol os ti’n byw ar y we. Pethau fel hyn, o’r cofnod Delete, delete, delete (or, “Fail faster”):

Just remember that every email you read, re-read, and re-re-re-re-re-read as it sits in that big dumb pile is actually incurring mental debt on your behalf. The interest you pay on email you’re reluctant to deal with is compounded every day and, in all likelihood, it’s what’s led you to feeling like such a useless slacker today.

Mewn geiriau eraill, os ti ddim yn mynd i wneud e nawr, a ddim yn debyg i’w neud e heddi, ydy hi’n well i dorri dy golledion a chael gwared ohono fe y funud hon?

Sut wyt ti’n cadw trefn ar dy ebost?